Le déroulement de l'Assemblée Générale

Articles extraits le 04 Juillet 2020 du site Legifrance

Emargement de la feuille de présence :

• Elle doit comporter :  
  • Les noms et domiciles de chaque Copropriétaire, leurs tantièmes de charges générales communes pour chaque lot  
  • Leurs mandataires s'il y a lieu  
  • La signature des Copropriétaires présents ou de leurs mandataires en regard de leurs lots  
  • Les arrivées tardives et les départs prématurés des Copropriétaires ou de leurs mandataires

• L'établissement d'une feuille de présence par le Syndic est indispensable sous risque de nullité de l'A.G.

Elections du Président, des scrutateurs et du secrétaire :

• L'Assemblée générale doit obligatoirement commencer par le vote de ces trois résolutions ( élections )

• Le Syndic, son conjoint et ses employés ne peuvent être candidats

• Le Président et les scrutateurs sont élus par les Copropriétaires ou leurs mandataires présents, à la majorité de l'article 24

• Le secrétaire est souvent le Syndic ou son représentant, mais l'A.G. peut en décider autrement à la majorité de l'article 24

Examen de chaque résolution de l'ordre du jour :

• L'examen de chaque résolution est ouvert par le Président de l'A.G. :  
  • Il en expose l'origine, le contenu , les aboutissants, la règle de vote  
  • Il permet à toutes les personnes présentes de s'exprimer  
  • Il constate la fin des débats  
  • Il soumet aux votes la résolution  
  • Il décompte les voix et enregistre le sens de la résolution

Le vote de chaque résolution - :

• Quatre règles de vote existent en fonction des résolutions à voter, qui sont définies par la Loi n° 65-557 du 10 Juillet 1965

Discussion sur des questions diverses :

• Le Président de séance peut autoriser à la demande d'un ou plusieurs copropriétaires la discussion de différentes questions, mais sans votes.

Rédaction du Procès-verbal des décisions :

• Il est rédigé par le Secrétaire de l'A.G.

• Il doit être établi durant l'A.G.

• Il doit indiquer pour chaque résolution :  
  • Le résultat du vote en se référant à la règle de vote  
  • Les noms des Copropriétaires n'ayant pas pris part au vote ou s'abstenant et leurs nombres de droits de votes  
  • Les noms des Copropriétaires ayant votés contre la résolution et leurs nombres de droits de votes  
  • Les contestations exprimées par les opposants sur la régularité des décisions

• Il doit être signé par le Président, les scrutateurs et le secrétaire

• Il est fréquent que le Secrétaire de l'Assemblée Générale prenne des notes et rédige après l'AG le procès-verbal, puis l'envoie pour contrôle et signature au Président et aux scrutateurs. Ceci n'est pas une garantie de la fidélité du procès-verbal au contenu des débats de l'A.G.

Article 14 du Decret du 17 mars 1967 : Feuille de présence

Les textes de couleur rouge sont ajoutés et les textes barrés supprimés par le Décret 2020-834 du 03 Juillet 2020

• Il est tenu une feuille de présence, pouvant comporter plusieurs feuillets, qui indique les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé :

                                     - présent physiquement ou représenté ;

                                     - participant à l'assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique.

                                     - ayant voté par correspondance avec mention de la date de réception du formulaire par le syndic.

• Dans le cas où le copropriétaire ou l'associé est représenté, la feuille de présence mentionne les nom et domicile du mandataire désigné et précise le cas échéant si ce dernier participe par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique.

• Cette feuille indique pour chaque copropriétaire le nombre de voix dont il dispose, le cas échéant en faisant application des dispositions des alinéas 2 et 3 du I de l'article 22 et du III de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965.deuxième et troisième alinéas du I de l'article 22 et du dernier alinéa de l'article 10 de la loi du 10 juillet 1965

• Elle est émargée par chaque copropriétaire ou associé présent physiquement, ou par son mandataire. L'émargement n'est pas requis pour les participants à l'assemblée par visioconférence, par audioconférence ou par un moyen électronique de communication.

• Elle est certifiée exacte par le président de séance désigné par l'assemblée générale.

• Elle peut être tenue sous forme électronique dans les conditions définies par les articles 1366 et 1367 du code civil.

Article 15-1 du Décret – Mandat de représentation à l'Assemblée Générale

Les textes de couleur rouge sont ajoutés et les textes barrés supprimés par le Décret 2020-834 du 03 Juillet 2020

• Le syndic qui reçoit, en application du troisième alinéa du I de l'article 22 de la loi du 10 juillet 1965, un mandat avec délégation de vote sans indication du nom du mandataire, remet ce mandat en début de réunion au président du conseil syndical , ou à défaut à un membre du conseil syndical afin qu'il désigne un mandataire pour exercer cette délégation de vote. En l'absence du président du conseil syndical  leur absence ou à défaut de conseil syndical, le syndic remet aux mêmes fins ce mandat au président de séance désigné par l'assemblée générale.

Article 14-1 du Decret du 17 mars 1967 : Vote par correspondance

Les textes de couleur rouge sont ajoutés et les textes barrés supprimés par le Décret 2020-834 du 03 Juillet 2020

• Au moment du vote, le formulaire de vote par correspondance n'est pas pris en compte lorsque le copropriétaire, l'associé ou leur mandataire est présent à l'assemblée générale, quelle que soit la date à laquelle a été établi ou reçu le formulaire de vote par correspondance ou le mandat avec délégation de vote, y compris en cas de délégation de vote sans désignation d'un mandataire.

Article 15 du Decret du 17 mars 1967 : Election du bureau

• Au début de chaque réunion, l'assemblée générale désigne, sous réserve des dispositions de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 et de l'article 50 (alinéa 1er) du présent décret, son président et, s'il y a lieu, un ou plusieurs scrutateurs.

• Le syndic assure le secrétariat de la séance, sauf décision contraire de l'assemblée générale.

Article 32 du Decret du 17 mars 1967 : Liste des Copropriétaires

Le syndic établit et tient à jour une liste de tous les copropriétaires avec l'indication des lots qui leur appartiennent, ainsi que de tous les titulaires des droits mentionnés à l'article 6 ; il mentionne leur état civil ainsi que leur domicile réel ou élu, et, s'il s'agit d'une personne morale, sa forme, sa dénomination, son siège social et l'organe qui la représente légalement ou statutairement. Il fait aussi mention de leur adresse électronique, lorsque le copropriétaire a donné son accord.

Lorsqu'un copropriétaire fait l'objet d'une mesure de protection en application des articles 447, 437,477ou 485du code civil, le tuteur ou, selon le cas, le curateur, le mandataire spécial, le mandataire de protection future, lorsque son mandat prend effet, ou le mandataire ad hoc notifie son mandat au syndic qui porte cette mention sur la liste prévue au premier alinéa. Il en est de même de l'administrateur légal d'un mineur copropriétaire, du mandataire commun désigné en application de l'article 23 de la loi du 10 juillet 1965 en cas d'indivision ou d'usufruit d'un lot de copropriété et du mandataire qui a reçu mission d'administrer ou de gérer à effet posthume un lot de copropriété en application de l'article 812 du code civil

Article 17 du Decret du 17 mars 1967 : Procès-verbal

Les textes de couleur rouge sont ajoutés et les textes barrés supprimés par le Décret 2020-834 du 03 Juillet 2020

• Il est établi un procès-verbal des décisions de chaque assemblée qui est signé, à la fin de la séance,, ou dans les huit jours suivant la tenue de l'assemblée par le président, par le secrétaire et par le ou les scrutateurs.

• Le procès-verbal précise, le cas échéant, si les mandats de vote ont été distribués par le président du conseil syndical , par un membre du conseil syndical ou par le président de séance dans les conditions prévues à l'article 15-1.

• Le procès-verbal comporte, sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour, le résultat du vote. Il précise les noms des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision et leur nombre de voix, ainsi que les noms des copropriétaires ou associés qui se sont abstenus et leur nombre de voix. Il précise les noms et nombre de voix des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision, qui se sont abstenus, ou qui sont assimilés à un copropriétaire défaillant en application du deuxième alinéa de l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965.

• Le procès-verbal mentionne les réserves éventuellement formulées par les copropriétaires ou associés opposants sur la régularité des décisions.

• Les incidents techniques ayant empêché le copropriétaire ou l'associé qui a eu recours à la visioconférence, à l'audioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique de faire connaître son vote sont mentionnés dans le procès-verbal.

• La feuille de présence est annexée au procès-verbal.

• Les procès-verbaux des assemblées générales sont inscrits, à la suite les uns des autres, sur un registre spécialement ouvert à cet effet.

• Ce registre peut être tenu sous forme électronique dans les conditions définies par l'article 1366 du code

Article 17-1 du Décret du 17 mars 1967 : Irrégularités

Article créé par le Décret 2020-834 du 03 Juillet 2020

• L'irrégularité formelle affectant le procès-verbal d'assemblée générale ou la feuille de présence, lorsqu'elle est relative aux conditions de vote ou à la computation des voix, n'entraine pas nécessairement la nullité de l'assemblée générale dès lors qu'il est possible de reconstituer le sens du vote et que le résultat de celui-ci n'en est pas affecté.