Préparer un changement de Syndic

De quoi s'agit-il ?

Mettre en œuvre un plan d'actions permettant d'aboutir :

• Au non-renouvellement du mandat du Syndic en fonction, lors de la prochaine Assemblée Générale annuelle

• A la révocation du Syndic en cours de mandat, en cas de faute grave

Qui peut le faire ?

• Le Conseil Syndical

• Un ou des Copropriétaires

• Un copropriétaire seul a peu de chances d'aboutir, il doit trouver une majorité avec ou sans le Conseil Syndical

Quand le faire ?

• Au moins six mois avant l'Assemblée Générale traitant du renouvellement du mandat du Syndic en place et avant le terme de son mandat

• Suite à une faute grave du Syndic, avant la convocation d'une Assemblée Générale Extraordinaire

Comment le faire ?

Consultation des Syndics candidats potentiels:

• Les Syndics professionnels :  
  • Consulter au moins deux ou trois Cabinets de Syndic ( Indépendants ou Franchisés ) qui viendront obligatoirement présenter leurs propositions lors de l'AG, et se faire confirmer par écrit :  
    • Qui détient le capital du cabinet  
    • Quels sont les collaborateurs du cabinet et leurs fonctions  
    • Quel sera l'interlocuteur du Syndicat des Copropriétaires  
    • Quel est le nombre de copropriétés gérées et le nombre de lots  
    • Quel est le nombre de copropriétés ayant quittées le cabinet dans l'année écoulée  
    • Quel est le nombre de copropriétés ayant contractées le cabinet dans l'année écoulée  
    • La liste des documents qui seront enregistrés numériquement et transmis aux Copropriétaires et au Conseil Syndical dans le cadre du site internet du Syndicat des Copropriétaires  
    • Le contrat proposé

• Le Syndic Bénévole :  
  • Un Copropriétaire peut proposer sa candidature quelque soit le nombre de lots de la Copropriété  
  • Cette situation se rencontre en premier dans les Copropriétés dont le nombre de lots est inférieur à 30, pour limiter les charges financières  
  • Mais également dans des Copropriétés plus importantes dans le cadre d'un Syndicat Coopératif
  • Sa fonction est la même que celle d'un Syndic professionnel  
  • Il est donc intéressant de connaître son expérience professionnelle et personnelle dans les domaines administratifs et juridiques

Examen des candidatures :

• Faire un état comparatif des réponses aux questions posées

• Faire une étude comparative chiffrée des coûts par poste du contrat proposé

• Etablir le contrat de référence en prenant les minimum de coût de chaque poste et calculer les écarts pour chaque contrat

• Renégocier le coût de chaque clause par rapport au minimum

• Arrêter un choix

• Préparer à l'intention des Copropriétaires une argumentation solide appuyée sur des faits et des documents, quant au besoin de changement de Syndic et au choix du nouveau Syndic

Information des Copropriétaires :

• Rencontrer chaque copropriétaire individuellement

• Leur expliquer le bien-fondé de la démarche et les convaincre d'adhérer

• Puis, mettre en œuvre une stratégie pour faire adopter les résolutions présentées :  
  • Les trois résolutions se votent chacune :  
    • à la majorité absolue de l'article 25 : soit 5001/10000 des voix de tous les copropriétaires  
    • si la majorité absolue n'est pas atteinte, mais que la résolution obtient au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, un second vote peut avoir lieu immédiatement ( avant de passer à la résolution suivante ) à la majorité simple de l'article 24, soit à la majorité des copropriétaires présents ou représentés

• Déterminer les copropriétaires qui voteront pour le changement de Syndic

• Déterminer les copropriétaires qui participeront à l'A.G.

• Déterminer les copropriétaires qui ne participeront pas à l'A.G. et récupérer les pouvoirs avec les orientations de vote écrites ( un pouvoir en blanc permettra à celui qui le possèdera de voter comme il l'entend )

• Evaluer le nombre des dix-millièmes favorables à chaque résolution

Information du Syndic :

• Envoyer au Syndic plusieurs semaines avant l'AG par LRAR un courrier avec les trois résolutions suivantes à mettre à l'ordre du jour de l'AG dans l'ordre ci-après :  
  • la révocation du Syndic en fonction  
  • la nomination du nouveau Syndic  
  • l'approbation du contrat du Syndic

• Joindre les pièces suivantes au courrier :  
  • les candidatures des prétendants  
  • les contrats des Syndics candidats

• Cas particulier de la révocation :  
  • Les initiateurs doivent représenter au moins 25% des droits de vote  
  • Les initiateurs doivent demander au Syndic la convocation d'une assemblée générale extraordinaire  
  • Si le Syndic ne donne pas suite ( sous quinze jours ), il convient de le mettre en demeure par LRAR  
  • Si le Syndic ne donne toujours pas suite (sous huit jours) , il convient de demander au Président du Conseil Syndical de convoquer l'AG  
  • Si le Président du Conseil Syndical ne donne pas suite (sous huit jours), il convient de saisir le TGI en procédure de référé ( un Avocat n'est pas indispensable) qui nommera un mandataire judiciaire ou un Copropriétaire qui sera chargé de convoquer l'AG

Références à la législation :

• Article 18-2 de la Loi 65-557 du 10 Juillet 1965