Suivi des sinistres des parties communes de la Copropriété

• Tout Copropriétaire ou Locataire de la Copropriété est tenu de le faire.

• Alerter un membre du Conseil Syndical et/ou le Syndic.

• Prendre des photos ou des vidéos et les commenter par écrit immédiatement ( mémo sur papier, sur portable, sur ordinateur ) pour relater les faits sans interprétation

• Prendre les mesures de sauvegarde qui s'imposent pour limiter les dégâts

La communication du sinistre :

• L'information du sinistre doit dans tous les cas être communiquée au Syndic de la Copropriété avec les éléments lui permettant de faire une déclaration dommage-ouvrage ou multirisques auprès de la Compagnie d'assurance

• Cette communication au Syndic est du ressort d'un membre du Conseil Syndical

• Si le sinistre est consécutif à un vol ou à du vandalisme, il est nécessaire de porter plainte auprès des services de police

La déclaration et le suivi du sinistre :

• Elle est effectuée par le Syndic auprès de la Compagnie d'assurance

• Si le sinistre touche les parties privatives de la Copropriété, les Copropriétaires concernés doivent faire une déclaration à leurs assureurs dans les cinq jours, deux jours en cas de vol

Le rôle du Conseil Syndical :

• Nommer un membre du Conseil Syndical en charge du suivi du sinistre

• Ouvrir un sous-dossier de suivi du sinistre pour classer tous les documents ( par le membre du Conseil Syndical en charge de l'administration du site de la Copropriété ) :  
  • Déclaration, constats ( photos, comptes-rendus ), courriers  
  • Rapports d'expert, rapports des Entreprises, rapports de l'Assureur  
  • Devis, factures, règlements

• Ouvrir le site de la Copropriété aux nouveaux Prestataires de la Copropriété ( par le membre du Conseil Syndical en charge de l'administration du site de la Copropriété )

• Scanner, enregistrer et classer les documents des Prestataires qui n'adhérent pas au site de la Copropriété et partager les documents avec leurs destinataires ( par le membre du Conseil Syndical en charge du suivi du sinistre )

• Etre présent à chaque visite de l'Expert ( par le membre du Conseil Syndical en charge du suivi du sinistre )

• Etre en accord avec l'Expert sur l'origine du sinistre et sur les travaux à effectuer pour réparer les dégâts et éviter que le sinistre se reproduise

• En cas de désaccord sans solution, il convient de demander une contre-expertise

• Suivre les travaux de recherche et de réparation ( par le membre du Conseil Syndical en charge du suivi du sinistre )

• Informer les Copropriétaires ( par le membre du Conseil Syndical en charge du suivi du sinistre )

Le rôle du Syndic :

• Gérer administrativement le dossier avec l'assureur et son expert

• Faire établir des devis selon les directives de l'assureur ou de son expert

• Participer aux réunions d'expertise de suivi des travaux

• Faire valider par le membre du Conseil Syndical en charge du suivi du sinistre, la bonne exécution des travaux

• Prendre s'il est nécessaire une assurance dommage-ouvrage

• Régler les entreprises